SITUACIJSKO VOĐENJE - PRIMJENA U VOĐENJU PRODAJNOG TIMA
SPECIFIČNOSTI UPRAVLJANJA I VOĐENJA PRODAJNIH TIMOVA
KAKO NASTAJU VRHUNSKI PRODAJNI TIMOVI?
GRAWE: KAKO MOTIVIRATI I SEBE I SVOJ TIM?
PUT U VRHUNSKO PRODAJNO VOĐENJE
UČINKOVITI SASTANCI S PRODAJNIM TIMOM
KAKO SE NOSITI S IZAZOVNIM POJEDINCIMA U TIMU?
KAKVU KOMUNIKACIJU TREBA VRHUNSKI PRODAJNI TIM?
10. FORUM

Izazovi na sastancima: vraćanje na temu

Napravili ste sve što ste trebali: pozvali ste sve prave ljude, unaprijed poslali dnevni red i dobili svačiju suglasnost o dnevnom redu. Ali, vaš sastanak je otet.

Kako postupati ako netko stalno prekida sastanak? Hoće li uspjeti ako samo ignorirate osobu? I kako možete povratiti kontrolu nad sastankom?

Što kažu stručnjaci?

Bilo da se radi o članu tima koji se ne slaže s vašim pristupom, zaposleniku iz drugog odjela koji iznosi nebitne informacije ili kolegi koji želi vaš sastanak iskoristiti  za svoj osobni dnevni red, suočavanje s ometačima tijekom sastanka je izazovno.

“Kada vas netko prekine, blokira ili na neki drugi način osujeti vašu namjeravanu akciju, prirodno je da se osjećate uzrujano”, kaže Judith White, gostujuća izvanredna profesorica na Dartmouthovom Tuck School of Business. “Ovo je osnovni instinkt i uvijek ćete imati bljesak ljutnje.”

Ključ uspješnog suočavanja s ometačima je potisnuti svoju frustraciju i umjesto toga “djelovati iz znatiželje“, kaže Roger Schwarz, organizacijski psiholog i autor knjige Pametni vođe, pametniji timovi. Evo kako se nositi s disruptorima i vratiti kontrolu.

Pripremite se unaprijed

“Dobro osmišljen dnevni red daje strukturu sastanka i služi kao referentna točka”, objašnjava Schwarz. Manje je vjerojatno da će ljudi prekinuti sastanak ako osjećaju da su oni sudjelovali u njegovom oblikovanju. Stoga unaprijed pošaljite predloženi dnevni red i zamolite svoj tim za doprinos. Dajte im vremenski okvir za davanje preporuka i zamolite ih da navedu razlog zašto misle da je neka stavka vrijedna rasprave.

Svatko bi trebao imati riječ, ali “vođa tima ima konačnu odluku o tome što uključiti.” Iako dnevni red ne sprječava u potpunosti prekide, “on postaje temelj vaše intervencije”, kaže Schwarz.

Kad ste na sastanku, ako vas netko prekine primjedbom koja nije vezana uz temu, Schwarz predlaže da kažete nešto poput: “Ne vidim kako se vaš komentar povezuje s problemom o kojem sada govorimo. Pomozi mi da shvatim u kakvoj su vezi to dvoje.” Ako govornik ne može naći vezu, “onda koristite dnevni red da nastavite tamo gdje ste stali”, kaže on.

Ostanite mirni

Kada vas netko prekida ili izaziva na sastanku, upravljajte svojim odgovorom. “Nemojte se predati emocijama”, kaže White. “Ako izgledate ugroženo ili ljuto, izgubit ćete povjerenje svih u sobi.” Umjesto toga, vaš bi cilj trebao biti “reagirati humorom, ljubaznošću, uključenošću i asertivnošću“.

Modulirajte i svoj ton glasa. Kada odgovarate osobi koja vas prekida, Schwarz kaže: “Govorite na iskreno znatiželjan, a ne frustriran način.”

Slušajte, provjerite, preusmjerite

Nemojte doći u iskušenje da zanemarite prekid i nastavite dalje. U trenutku prekida, “morate prestati govoriti i poslušati što osoba ima za reći”, objašnjava White.

Zatim sažmite njegove točke “da mu date do znanja da je saslušan”. 

Recimo, na primjer, da vodite sastanak o novim korporativnim inicijativama, a vaš kolega, Bob, ubacuje se: “Zašto se mučimo raspravljati o tome? Nemamo novca u proračunu za realizaciju ovih ideja.” Tada biste trebali reći: “Bob, želiš reći da nemamo novca u proračunu za ovo. I to je dobra poanta.” 

Nakon što potvrdite njegove komentare, preusmjerite raspravu. Započnite ponavljanjem svrhe sastanka. U ovom slučaju, White predlaže da biste mogli reći nešto poput: “U ovoj prostoriji imamo sjajne umove, a predsjednik naše tvrtke zamolio nas je da radimo zajedno kako bismo došli do isplativih ideja. Uvjeren sam da to možemo.”

Istražite, ne žurite

Nemojte žuriti s preusmjeravanjem razgovora, upozorava Schwarz. Nije nužno kretati se kroz dnevni red sastanka što je brže moguće. Umjesto toga, kaže on, vaš je cilj “učinkovito rješavati probleme, ali i na način koji vodi do održivog rješenja.

Kada vas kolega prekine komentarom, zamolite da elaborira svoju tvrdnju. Ako još uvijek niste sigurni kako se ono što govori odnosi na temu o kojoj se radi, zamolite druge na sastanku za pomoć.

Gledajte prekid kao “priliku za učenje nove perspektive“, kaže on. “Razmislite: Što on zna što ja ne znam?” Može biti da on ima perspektivu o kojoj niste razmišljali.

Schwarz kaže: “Odvojite vrijeme za rješavanje legitimnih problema, jer oni neće nestati.

Budite odlučni i izravni

Kada kolega ustraje u prekidanju, ne poštuje dnevni red ili stalno ponavlja istu poantu, budite izravni i čvrsti, kaže White.

Predlaže da kažete nešto poput “Marko, već si iznio ovo pitanje i čuli smo te. Ako želite ostati nakon sastanka i razgovarati sa mnom, rado ću o tome dalje razgovarati, ali sada se moramo vratiti na pravi put.”

Ili se možete izravno obratiti kolegi koji vas prekida. Schwarz preporučuje ovakav scenarij: “Bob, vidim obrazac i pokušavam shvatiti što se ovdje događa. Događa li se nešto što vas navodi da spomenete te stvari?”

Iako bi neki mogli tvrditi da ova strategija stavlja Boba na mjesto, Schwarz kaže “problemom se trebate pozabaviti na mjestu gdje leže podaci – unutar tima“.

Rješavanje situacija također vam omogućuje da svom timu modelirate kako voditi izazovne razgovore i pruža priliku za druge da pruže relevantne informacije.

Koristite govor tijela da vratite kontrolu

Kada je vaš sastanak u opasnosti da isklizne iz tračnica zbog upornih ili neprijateljskih ometača, vratite kontrolu koristeći govor tijela i neverbalnu komunikaciju. “

Ako već stojite, napravite korak ili dva prema osobi koja vas prekida”, kaže White. “Suočite se s tom osobom i zadržite njezin pogled pet sekundi – činit će vam se kao vječnost.”

Nikada ne prekrižite ruke. “Trebao bi djelovati otvoreno“, kaže ona. Zatim polako hodajte oko stola, “stanite točno iza osobe koja ometa sastanak i obratite se ostatku sobe.” Nastavite u tom tonu sa sastankom.

To, naravno, zahtijeva samopouzdanje. Iako nije uvijek lako, “to je moćan način da se utječe”, kaže ona.

Razmislite o razgovoru jedan na jedan

Nakon sastanka ispunjenog napetim i brojnim prekidima, mogli biste provesti malo vremena nasamo razmišljajući o tome činite li nešto da pridonesete problemu, kaže Schwarz.

Također bi moglo biti vrijedno razgovarati jedan na jedan. “Nemojte se svađati s njim nakon sastanka i nikada ga ne grdite”, kaže White. “Želi se osjećati saslušanim.” Umjesto toga, postavljajte pitanja i slušajte. Pitajte: Što mislite o ovom pitanju? Što biste željeli učiniti drugačije? Što je vama važno?“

Može se ispostaviti da oboje želite isto, u tom slučaju predložite da postanete saveznici”, kaže ona. S druge strane, “možete se složiti da se ne slažete.”

Kako razgovarati jedan na jedan

Ponekad ništa što učinite na sastanku neće pomoći nekome da slomi njegovo problematično ponašanje. Ako je to slučaj, sjednite s tom osobom i razgovarajte izravno s njom. Evo savjeta za pristup susretu.

  1. Tražite dozvolu. “Mogu li razgovarati s vama o današnjem sastanku?”
  2. Pojasnite ciljeve. Pitajte osobu što se nadaju dobiti od sastanka. Raspravite o tome što vidite kao temeljne ciljeve sastanka.
  3. Opišite ponašanje. “Vidim da radiš X.” Na taj način svatko od vas ima zajedničku referentnu točku.
  4. Opišite posljedice. Objasnite kako to ponašanje utječe na izvedbu grupe i detaljno opišite posljedice koje vidite za grupu.
  5. Raspitajte se o uzroku ponašanja. Pitajte, na primjer, je li osoba uzrujana zbog određenog problema.
  6. Iznesite konkretan prijedlog ili zahtjev. “Na sljedećem sastanku pokušajte ne odbaciti ideju dok drugi ne dobiju priliku da završe svoje misli.” Nedvosmislenost povećava vjerojatnost da će promijeniti svoje ponašanje.
  7. Dogovorite se o sljedećim koracima. Natjerati osobu da se posveti promjeni svog ponašanja pomoći će joj da to i učini.

HBR Guide to Making Every Meeting Matter (HBR Guide Series)
Harvard Business Review

Scroll to Top

Ova stranice koristi kolačiće kako bi pružila bolje korisničko iskustvo.